Nowe zasady dokumentacji księgowej w podatku PIT od 2026 r. - ważne informacje

Dlaczego zmiana?

Od 1 stycznia 2026 r. wchodzą w życie nowe obowiązki dla przedsiębiorców rozliczających się podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT). Zmiany te dotyczą sposobu prowadzenia dokumentacji księgowej oraz sposobu jej przekazywania do urzędu skarbowego. 

Kluczowa idea: bardziej cyfrowo, bardziej ustrukturyzowanie, mniej papieru, ale z obowiązkiem stosowania programów komputerowych. 

Kogo obejmą zmiany?

Nowe zasady będą dotyczyć przede wszystkim tych przedsiębiorców PIT, którzy:

• co miesiąc składają JPK_V7M, (czyli rozliczają VAT w miesięcznych okresach).  
• prowadzą działalność gospodarczą i już dziś rozliczają się w ramach PIT (np. poprzez PKPiR, ewidencję przychodów czy księgi rachunkowe).  

Dla przedsiębiorców, którzy rozliczają VAT kwartalnie (JPK_V7K), obowiązki te zostaną wprowadzone później – od 2027 r. 

Na czym polegają zmiany?

1. Obowiązek prowadzenia dokumentacji księgowej wyłącznie przy użyciu programów komputerowych

Nie będzie już możliwości prowadzenia PKPiR, ewidencji przychodów czy ksiąg rachunkowych wyłącznie w formie papierowej – od 2026 r. muszą być one obsługiwane przez oprogramowanie komputerowe. 

2. Nowe pliki JPK do przesyłania

W zależności od rodzaju prowadzonej dokumentacji, przedsiębiorca będzie zobowiązany przesyłać odpowiednie pliki JPK:

księgi rachunkowe będą zobowiązane do przesyłania:

• JPK_KR_PD (księgi rachunkowe),
• JPK_ST_KR (ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych)

podatkową księgę przychodów i rozchodów będą zobowiązane do przesyłania:

• JPK_PKPIR (podatkowa księga przychodów i rozchodów),
• JPK_ST (ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych);

ewidencję przychodów będą zobowiązane do przesyłania:

• JPK_EWP (ewidencja przychodów),
• JPK_ST (wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych).

Nowe struktury logiczne tych plików i ich elementy są szczegółowo opisane w  Broszury wyjaśnią szczegóły  udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. 

Co przedsiębiorca powinien zrobić już teraz?

• Zacząć przygotowania technologiczne – wdrożyć lub dostosować oprogramowanie księgowe, które obsługuje przesyłanie struktur JPK zgodnie z nowymi wymogami.
• Zapoznać się z broszurami Ministerstwa Finansów – zawierają opisy struktur logicznych JPK, jakie dane i pola mają być wypełniane.  
• Obserwować udostępnienie interaktywnych formularzy przez MF (planowane pod koniec 2025 r.) dla PKPiR i ewidencji przychodów, które ułatwią wypełnianie i przesyłanie danych.
• Dostosować procedury wewnętrzne w firmie – jak wprowadza się dane, jakie informacje trzeba rejestrować, jakie dokumenty wymagają dodatkowych pól danych.
• Konsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby uniknąć błędów przy przejściu na nowe wymagania.

Więcej informacji: Ministerstwo Finansów