Miasto Mieszkaniec Turysta Przedsiębiorca    

Wydział Sekretarza Miasta (SM)

A A A

Kontakt:

Adres: ul. 1 Maja 16, 96-500 Sochaczew

Tel.: (46) 8622730, 8622235, 8622275

Fax.: 046 8622602

e-mail: organizacyjny@sochaczew.pl, gospodarczy@sochaczew.pl


Godziny przyjęć:

 Od poniedziałku do piątku: 800 - 1600


Kierownictwo:

Sekretarz Miasta - Andrzej Wierzbicki

Tel.:  (46) 8622730 w. 310

e-mail: sekretarz@sochaczew.pl


Pracownicy (bez pracowników obsługi):

Inspektor – Bożena Włodarczyk, BOK, tel. w. 300, e-mail: bok@sochaczew.pl 

InspektorSylwia Kulik, sekretariat, tel. (0-46) 8622719, w. 302, 303, e-mail: sekretariat@sochaczew.pl

Inspektor – Anna Chlebowska, pok. 47, tel. w. 375, e-mail: organizacyjny@sochaczew.pl

Inspektor – Beata Morawska, pok. 49, tel. w. 304, e-mail: gospodarczy@sochaczew.pl

Podinspektor – Bogumiła Ozimek, pok. 49, tel. w. 304, e-mail: gospodarczy@sochaczew.pl

Podinspektor – Katarzyna Stasiak, pok. 47, tel. w. 314, e-mail: katarzyna.stasiak@sochaczew.pl

Podinspektor – Katarzyna Dąbrosiak, pok. 47, tel. w. 375, e-mail: katarzyna.dabrosiak@sochaczew.pl

Referent - Justyna Michalska-Błaszczyk, BOK, tel. w. 351, e-mail: bok@sochaczew.pl

Specjalista Wioleta Eim, pok. 47, tel. w. 314, e-mail: wioleta.zielinska@sochaczew.pl

Starszy Informatyk – Radosław Skroński, pok. 416, tel. w. 368, e-mail: informatyk@sochaczew.pl

Informatyk - Justyna Kijoch, pok. 416, tel. wew. 368, e-mail: justyna.kijoch@sochaczew.pl

Pomoc administracyjna - Dominik Michalak, pok. 416, w. 368, dominik.michalak@sochaczew.pl

Zaopatrzeniowiec - Oksana Chaliłowa, pok. 41, tel. w. 370, oksana.chalilowa@sochaczew.pl

Konserwator - Jacek Jakóbowski, pok. 49, wew. 354

Pomoc administracyjna - Zuzanna Wojdas, pok. 47, tel. w. 314, e-mail: zuzanna.wojdas@sochaczew.pl

Pomoc administracyjna - Henryka Cieślak, pok. 49, wew. 354


Kompetencje i zadania:

1. Nadzór, koordynowanie i kontrola rozpatrywania skarg, wniosków i listów, prowadzenie ogólnego rejestru skarg i wniosków napływających do Urzędu.

2. Prowadzenie Biura Obsługi Klienta, w tym, między innymi :

a) w zakresie zadań punktu kancelaryjnego :

- przyjmowanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,

- prowadzenie rejestrów korespondencji,

- wysyłanie korespondencji i przesyłek,

- udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby – kierowanie ich do właściwych wydziałów lub stanowisk pracy,

 b) udzielanie informacji odnośnie :

- rodzaju, miejsca i sposobu załatwiania spraw,

- danych o mieście (historia, statystyka, układ komunikacyjny, topografia itp.),

- organizacji władz miasta, tj. układu organizacyjnego, struktury urzędu, jednostek i zakładów budżetowych i spółek komunalnych, istotnych dla funkcjonowania miasta i jego mieszkańców, a także spraw, które w tych   instytucjach można załatwić.

3. Prowadzenie sekretariatu Burmistrza i jego Zastępców, w tym :

- przygotowywanie pomieszczeń i obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez   Burmistrza i Zastępców Burmistrza,

- organizacja przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków przez Burmistrza i jego Zastępców,

- prowadzenie rejestru przyjęć interesantów,

- nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych.

4. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu, w tym :

- prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,

- załatwianie spraw związanych z organizowaniem szkoleń i doskonaleniem  zawodowym pracowników,

- prowadzenie ewidencji urlopów pracowników,

- prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników.

5. Obsługa działalności socjalnej dotyczącej pracowników Urzędu.

6. Obsługa techniczna narad Burmistrza Miasta z Naczelnikami Wydziałów.

7. Prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza.

8. Prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw Burmistrza.

9. Obsługa techniczna kontroli zewnętrznych , prowadzenie książki kontroli zewnętrznych, przechowywanie dokumentacji z kontroli i publikowanie informacji dotyczącej kontroli w Biuletynie Informacji Publicznej.

10. Opracowywanie sprawozdań na rzecz GUS oraz nadzór nad wykonywaniem obowiązków w zakresie statystyki przez poszczególne komórki organizacyjne Urzędu.

11. Wykonywanie zadań związanych z organizacją referendów, wyborów do Sejmu i Senatu RP, Prezydenta RP, samorządu terytorialnego.

12. Poświadczenie pisemnego oświadczenia woli osoby nie mogącej czytać.

13. Umieszczenie na dokumencie obejmującym czynność prawną datowaną wzmianki o walorze daty pewnej.

14. Prowadzenie spraw w zakresie przyjmowania przez Burmistrza ostatniej woli spadkodawcy (testament allograficzny).

15. Współdziałanie i nieodpłatne udzielanie organom celnym pomocy technicznej przy wykonywaniu zadań.

16. Sporządzanie sprawozdań kwartalnych z realizacji uchwał Rady Miejskiej.

17. Sporządzanie sprawozdań, informacji i opracowań na rzecz Skarbnika Miasta w zakresie działania komórki.

18. Prowadzenie i nadzorowanie dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością.

19. Przygotowywanie i przekazywanie Pełnomocnikowi d/s Jakości propozycji merytorycznych rozwiązań związanych z dokumentacją SZJ.

20. Koordynowanie czynności związanych z zawarciem umowy ubezpieczeniowej działalności i mienia Urzędu Miejskiego, jednostek organizacyjnych oraz jednoosobowych spółek Miasta.

21. Organizowanie we współpracy z Powiatowym Urzędem Pracy staży dla osób bezrobotnych.

22. Zapewnienie technicznych warunków pracy Urzędu, a w szczególności :

- administrowanie budynkiem, w tym: prowadzenie spraw najmów, dzierżaw itp.,

- prowadzenie adaptacji, remontów i napraw oraz bieżąca konserwacja budynku Urzędu i pomieszczeń biurowych zajmowanych przez Urząd,

- obsługa spraw związanych z ochroną budynku,

- utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,

- opracowywanie zakresu zamówień publicznych dotyczących : urządzeń  biurowych, zaopatrzenia Urzędu w materiały biurowe i eksploatacyjne, usług remontowych,

- zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym materiały biurowe i kancelaryjne,

- ewidencjonowanie składników majątkowych będących w posiadaniu Urzędu,

- prowadzenie gospodarki drukami, formularzami i pieczęciami,

- prowadzenie gospodarki materiałami biurowymi i kancelaryjnymi.

23. Zaopatrywanie Urzędu w dzienniki, czasopisma, wydawnictwa, literaturę fachową oraz prowadzenie ewidencji i likwidacji księgozbioru.

24. Gospodarowanie godłami, herbami, flagami oraz dbałość o umieszczanie flag w budynku Urzędu w okresach zbliżających się świąt narodowych i innych ważnych uroczystości.

25. Dbałość o należyty stan szyldów, tablic informacyjnych i oznakowań Urzędu.

26. Analizowanie kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych.

27. Planowanie i opracowywanie założeń projektu budżetu w zakresie : zakupu materiałów i wyposażenia, mediów, usług remontowych i pozostałych, środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, podróży krajowych i zagranicznych.

28. Zapewnienie technicznych warunków pracy Rady Miejskiej i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu.

29. Prowadzenie spraw związanych z przestrzeganiem przepisów budowlanych i p.poż. w Urzędzie,

30. Zapewnienie sprawnego działania urządzeń biurowych i łączności.

31. Nadzór nad pracownikami obsługi Urzędu.

32. Prowadzenie spraw w zakresie gospodarki samochodowej.

33.  Prowadzenie spraw związanych z korzystaniem do celów służbowych z samochodów prywatnych przez pracowników Urzędu i kierowników jednostek podległych.

34. Prowadzenie spraw związanych z plakatowaniem Urzędu oraz miasta.

35. Zarządzanie infrastrukturą teleinformatyczną Urzędu zgodnie z zapisami określonymi w Polityce Bezpieczeństwa Urzędu Miejskiego w Sochaczewie i dokumentami z nią związanymi oraz z dokumentacją Systemu Zarządzania Jakością obejmujące:

a) administrację siecią komputerową Urzędu, w tym:

- zarządzanie siecią komputerową Urzędu - nadzorowanie pracy składników sieci :  routerów, przełączników, serwerów, komputerów osobistych

- przydzielanie uprawnień dla pracowników do korzystania z zasobów sieciowych

- obsługa systemu poczty elektronicznej

b) zapewnienie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych Urzędu w tym :

- szacowanie, identyfikowanie, analizowanie i kontrola ryzyka wynikającego  z korzystania z komputerów, sieci komputerowych oraz podejmowanie działań zapobiegawczych zagrożeniom, na które narażone może być przetwarzanie danych osobowych w systemach informatycznych.

- określanie potrzeb w zakresie zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem do systemów informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe i wdrażanie niezbędnych rozwiązań.

- kontrolowanie i zabezpieczanie prawidłowości przebiegu czynności serwisowych  dokonywanych przez podmioty zewnętrzne w zainstalowanych systemach informatycznych z zapewnieniem właściwej ochrony przetwarzanych danych przed dostępem osób nieuprawnionych

c) zapewnienie sprawności technicznej systemów teleinformatycznych:

- wykonywanie czynności związanych z naprawą, modernizacją, usuwaniem awarii sprzętu komputerowego zainstalowanego w poszczególnych komórkach organizacyjnych.

- usuwanie nieprawidłowości i zakłóceń w funkcjonowaniu oprogramowania komputerowego zainstalowanego w poszczególnych komórkach organizacyjnych.

- utrzymywanie kontaktów i współpraca z firmami prowadzącymi serwis gwarancyjny i pogwarancyjny.

d) prowadzenie spraw związanych z zakupem sprzętu i oprogramowania komputerowego oraz usług teleinformatycznych.

e) prowadzenie i przechowywanie dokumentacji zakupionego sprzętu i programów komputerowych, usług teleinformatycznych oraz ewidencji stosowanych systemów i programów.

f) współpraca z podmiotami zewnętrznymi przy realizacji wspólnych projektów informatycznych i koordynacja zadań z nimi związanymi.

36. Prowadzenie spraw związanych z członkostwem Gminy Miasto Sochaczew w Związku Miast Polskich, Mazowieckim Stowarzyszeniu Gmin na rzecz Rozwoju Informacyjnego, Stowarzyszeniu Samorządów Ziemi Sochaczewskiej.

37. Koordynowanie Biuletynu Informacji Publicznej.

38. Publikowanie danych należących do zadań komórki z zakresu informacji publicznej w Biuletynie Informacji Publicznej.

39. Wykonywanie innych czynności związanych z zakresem zadań Wydziału. 

<< powrót


Zwiń  rejestr zmian
 
najnowsze informacje
Zapisz się na newsletter aby otrzymywać najnowsze informacje z portalu.


e-mail  sms 
wypisz się    zapisz się >>